Nejnovější zpráva společnosti Colliers International: „Vytváříme nové pracovní prostředí po COVIDu-19“ (“Developing the post-COVID-19 Workplace”), která navazuje na náš předchozí průzkum z roku 2020.
V této nové zprávě jsme analyzovali odpovědi 4 000 respondentů z celého světa, která nám poskytli prostřednictvím bezplatného online nástroje Workplace Expert.
Součástí návodu na vytvoření základních parametrů nového pracovního prostředí, který Workplace Expert zpracovává, jsou otázky na cíle společnosti, roli kanceláří v budoucnosti, do jaké míry je důležitý branding v pracovním prostředí a další charakteristiky, které mohou mít vliv na budoucnost kanceláří firmy.
Srovnání nároků na pracovní prostředí podle odvětví a zemí
Vnímáme 3 různé typy strategických přístupů na pracovišti:
1) Plánování a adaptace prostředí, než se lidé začnou do kanceláře vracet
2) Tvorba pilotního projektu, testování a přizpůsobení se
3) Počkat, zhodnotit a poučit se
V naší zprávě jsme zkoumali výhody a nevýhody každého z těchto scénářů.
Univerzální řešení pro všechny společnosti neexistuje.
Typické nastavení kancelářského pracoviště před a po pandemií COVID-19:
|
Před-COVIDové pracoviště |
Post-COVIDové pracoviště |
|
Většina společností měla prostory pro týmovou práci / pracovní místa, která sloužila jako týmová základna - často to byla fixní plocha na jednotlivých patrech.
Většina pracovišť určených jednotlivým aktivitám byla navržena tak, aby tyto činnosti lidem usnadňovala, např. telefonní budky, konferenční místnosti, místnosti pro soustředěnou práci.
|
Individuální práce, pokud je to možné, bude probíhat z domova nebo z konkrétně přidělených zon (např. místnosti na soustředěnou práci, prostor knihovny).
Spolupráce v týmu bude prováděna v prostorách určených a přizpůsobených těmto aktivitám v (částečně) otevřeném prostoru. |
|
Společnosti byly často konfrontovány s neustálými modernizacemi, aby bylo zajištěno, že pracoviště zůstane v souladu s měnícími se potřebami společnosti . |
Nábytek a vybavení jsou variabilní. Všechna nastavení jsou multifunkční a funkce různých sekcí kanceláře se mohou v průběhu času měnit, např. Uzavřená kancelář může být v jednu chvíli prostorem pro soustředěnou práci, a v jiné části dne může fungovat jako prostor umožňující hybridní setkání a v dalším okamžiku sloužit celofiremní poradě. Ke změně vzhledu lze použít technologie jako dynamické osvětlení a videostěny / projekce.
|
Ve řízení obsazenosti kanceláří vidíme 3 různé typy přístupů:
1) Individuální rozhodnutí - organizace nechají rozhodnutí, kdy pracovat na dálku, zcela na jednotlivých zamětnancích
2) Rozhodnutí týmu - rozhodnutí o využití vzdálené práce je na úrovni týmu z důvodu vzájemné koordinace
3) Rozhodnutí organizace – plošný direktivní přístup ze strany firmy k využití vzdálené práce, který vyžaduje strukturovanou přítomnost na pracovišti
V naší zprávě jsme vyhodnotili výhody a nevýhody každého z nich.
Ze zpětné vazby našich klientů vnímáme nová témata v transformaci pracoviště
- Nárůst využití rezervačních aplikací s platformami pro analýzu obsazenosti kanceláří, mapování úrovní obsazenosti a získávání informací o aktuální dostupnosti prostor
- V budoucnu bude pravděpodobně používána prediktivní a dynamická analýza k navrhování pracovních pozic nebo kancelářských prostor v návaznosti na předchozí pracovní vzorce
- Zlepšení reálné zkušenosti při hybridních schůzkách, kdy velký důraz bude kladen na aktivní zapojení účastníků hybridních schůzek, kteří jsou vzdáleně připojeni, aby se odstranila potenciální nerovnováha ve spolupráci a podpořila se komunikace směrem ke vzdáleně připojeným lidem. Kolegové, kteří jsou spolu v místnosti mají tendenci spolu více komunikovat a vzdáleně připojení pak nemohou být aktivními účastníky schůzek. Firmy testují různá řešení, např. nainstalovat více kamer nebo digitální tabule
- Méně pracovních míst na počet zaměstnanců (na hlavu), více místa pro pracovní místo - většina společností v procesu transformace snižuje počet pracovních míst v průměru o 20–40%, ale zároveň ponechává odpovídající poměr kancelářských prostor pro podpůrná místa a tím vytváří méně zaplněné kanceláře a zvyšuje podíl užívané plochy na jedno pracovní místo
- Zvýšení využité plochy pro uzavřené a polouzavřené kanceláře jako místo pro snadnou realizaci většího počtu virtuálních a hybridních schůzek
- Prostory se stávají více kolaborativními; i když jsou kanceláře stále místem pro kombinaci individuálních a týmových aktivit; post-COVIDové pracoviště vykazuje alokaci 20-40% prostor nastavených pro individuální práci a 60-80% pro týmovou spolupráci
- Flexibilní alokace týmové základny – organizace se snaží motivovat zaměstnance k tomu, aby se pohybovali i v rámci jiných částí kanceláří a využívali celé prostory a tím navýšili počet neformálních setkávání a neplánované spolupráce, což podporuje inovativní a kreativní řešení pracovních úkolů.